Kalendar yang penuh boleh memberi rasa projek sedang bergerak. Tetapi selepas beberapa mesyuarat, kita masih perlu bertanya perkara yang sama: siapa buat apa, bila, dan keputusan mana yang sudah muktamad. Mesyuarat ialah alat, bukan bukti kerja telah selesai.
Mulakan dengan hasil yang diperlukan
Jika tujuan cuma berkongsi status, nota tiga perenggan mungkin lebih baik. Jika pasukan perlu memilih antara dua pilihan yang ada pertukaran kos, perbincangan langsung boleh menjimatkan beberapa hari mesej berbalas. Tulis keputusan yang mahu dicapai sebelum menghantar jemputan, dan sertakan bahan bacaan yang secukupnya.
Semasa mesyuarat, beri ruang kepada orang yang paling dekat dengan masalah untuk menerangkan konteks. Elakkan mengulang semua perkara dari awal jika dokumen sudah tersedia. Tamatkan dengan keputusan, pemilik tindakan dan tarikh semakan. Jika keputusan belum boleh dibuat, tulis maklumat apa yang masih kurang dan siapa akan mendapatkannya. Satu nota tindakan selepas sesi lebih berguna daripada rakaman sejam yang tiada siapa sempat tonton.
Sebelum mengundang ramai orang, cuba hantar nota dengan tiga perkara: maklumat, keputusan yang diminta dan tarikh respons. Jika ada bantahan yang memerlukan perbincangan, barulah jadualkan sesi dengan orang berkaitan. Kaedah ini memberi masa membaca kepada peserta dan membuat mesyuarat lebih fokus apabila ia benar-benar diperlukan.
Ada perbualan yang patut berlaku secara langsung walaupun boleh ditulis: maklum balas sensitif, konflik keutamaan atau keputusan yang memerlukan semua pihak mendengar kebimbangan satu sama lain. Tujuannya bukan membuang semua mesyuarat. Tujuannya ialah menjaga masa fokus supaya apabila kita benar-benar berkumpul, pertemuan itu bernilai.